Jetzt ist die Zeit für Ihre nächste IT-Budgetplanung

Auch wenn das nächste Jahr für Sie noch in weiter Ferne scheint, sollten Sie jetzt damit starten, Ihre IT-Budgets zu planen. Grund dafür sind nicht nur die gestiegenen Anforderungen an die IT. Vielmehr müssen Sie sich der zunehmenden Bedeutung der IT innerhalb der Gesamtplanung Ihres Unternehmens bewusst werden.

Da viele Geschäftsführungen im Zeitraum August/September mit Ihren Umsatzplanungen für das nächste Jahr starten, ist das auch der ideale Startpunkt für die IT-Budgetplanung. 

Aktuellen Studien des IT-Marktforschers Gartner zufolge werden die IT-Ausgaben 2023 weltweit um weitere rund 5,5 Prozent steigen. Nicht ohne Grund: Da neben der Sicherheit auch zunehmend die Wettbewerbsfähigkeit und Reputation Ihres Unternehmens von der Professionalität der IT abhängt, müssen Sie Ihrer Unternehmensführung jetzt eine valide Planung bieten. Somit kann diese frühzeitig in der Gesamtplanung des nächsten Jahres berücksichtigt werden. 

Bestenfalls kann die Geschäftsführung so bereits im Dezember auf das erste vorläufige Ergebnis der Planung schauen.

Viele IT-Verantwortliche schrecken unnötig davor zurück, diese wichtige Planungsgrundlage zu liefern. Dabei dauert eine valide Planung deutlich kürzer als viele vermuten. Wer über das ganze Jahr hinweg gute Vorarbeit geleistet hat, sowie über eine geeignete Vorlage für die IT-Budgetplanung verfügt, ist schnell in der Lage exakte Planungsgrundlagen zu erarbeiten. Dabei kommt es für Sie im Wesentlichen darauf an, vier zentrale Elemente der IT-Budgetplanung zu berücksichtigen:

Laufende Kosten:

Im ersten Schritt müssen Sie alle laufenden Verträge berücksichtigen. Angefangen von Managed Services über Handyverträge bis hin zu laufenden Versicherungskosten. Hinzu kommen laufende Kosten für Software-Lizenzen oder Abonnements sowie Kosten für Garantie- oder Supportverlängerungen und Wartungskosten. 

Gerade Positionen wie die Hardware-Wartungskosten sollten Sie dabei nicht leichtfertig außen vorlassen. Diese sind ein zentraler Faktor Ihrer Betriebsstabilität. Zusätzlich sollten Sie IT relevante Kosten berücksichtigen, die üblicherweise vielleicht in andere Budgetplanungen mit einfließen: Darunter etwa Mitarbeiterschulungen. Wichtig ist hier vor allem, dass Sie diese in der Gesamtbetrachtung nicht vergessen.

Ersatzinvestitionen:

Basiert die aktuelle Infrastruktur auf veralteter Technik, die das Ende des Produktlebenszyklus erreicht hat? Das ist die zentrale Frage im Hinblick auf mögliche Ersatzinvestitionen. Wichtig ist, dass Sie sich in jedem Fall jetzt schon notieren, wann die Technik ausgetauscht werden muss. Selbst dann, wenn sie noch weiter genutzt werden kann. 

Bedenken Sie dabei, dass Ersatzinvestitionen grundsätzlich nie losgelöst von veränderten Anforderungen bewertet werden können. Denn: Veränderte Anforderungen können frühzeitige Investitionen bedeuten und deren Höhe signifikant mitbestimmen.

Veränderte Anforderungen und Projekte:

Egal ob von innerhalb oder außerhalb der Organisation. Als IT-Verantwortlicher werden Sie regelmäßig mit neuen Anforderungen konfrontiert. Das kann von gestiegenen Mitarbeiterzahlen über die Einführung einer neuen Software bis hin zu externen Anforderungen von Versicherern, Kunden oder Normen reichen. Darunter fallen auch KRITIS- oder ISO-Vorgaben. 

Darüber hinaus ergeben Sie aus veränderten Anforderungen oder technologischen Innovationen immer wieder neue Projekte. Diese gilt es zu berücksichtigen. All das steht immer in einer engen Wechselwirkung zu den Planungen Ihrer Ersatzinvestitionen.

Puffer:

Zuletzt sollten Sie immer einen Puffer einplanen. Vor allem, wenn die Budgets in Ihrem Unternehmen sehr streng geplant werden. Denn nur so können Sie sich ausreichend „Spielraum“ schaffen, um auf alles, was unvorhersehbar ist, reagieren zu können. 

Ob Corona, Krieg, Sicherheitslücken oder gezielte Angriffe: Beispiele gab es dafür zuletzt genug. Dabei gilt es zu bedenken: Wenn wirklich Gefahr droht, zählt für Sie und Ihr Unternehmen jede Sekunde. Fehlender Puffer bedeutet dann unnötige Zeit für Angebote, Verhandlungen, Aufträge und Terminierungsprozesse.  

Für den Zeitraum August bis Dezember sollten Sie sich als verantwortlicher IT-Entscheider etwa zwei bis drei Tage intensiv mit der IT-Budgetplanung beschäftigen. Nur so können Sie erste Angebote und Preise einholen und vielleicht auch schon einmal erste Projekte platzieren, um eine verlässliche Preisindikation zu bekommen. 

Aber: Wie viel Zeit Sie für Ihre IT-Budgetplanung in diesem Jahr wirklich benötigen, hängt von mehreren Faktoren ab. Nicht zuletzt von der Qualität ihrer vorherigen Planungen, auf die Sie eventuell aufbauen können. 

Grundsätzlich gilt: Je besser Sie über das ganze Jahr hinweg gute Vorarbeit für Ihre IT-Budgetplanung geleistet haben und je besser die Vorlage ist, mit der Sie arbeiten desto schneller werden Sie valide Zahlen ermitteln können. 

Die Dauer der IT-Budgetplanung ist darüber hinaus natürlich auch vom Reifegrad Ihrer gesamten Organisation und Ihrer IT-Infrastruktur abhängig. Wenn der Reifegrad recht hoch ist und Sie über das ganze Jahr hinweg gute Vorarbeit geleistet haben, dann ist es sicherlich möglich, die IT-Budgetplanung schnell und smart durchzuführen. Sollten Sie vor der Herausforderung stehen, gewachsenen Strukturen in eine professionellere Richtung zu steuern, rechnen Sie etwas mehr Zeit ein.

Sichere Planungsgrundlage, mehr Zeit für zentrale Fokus-Themen, Spielraum für unvorhersehbare Ereignisse, mehr Ressourcen für Schulungen und Weiterbildungen. Es gibt zahlreiche Mehrwerte, von denen Sie mit einer IT-Budgetplanung profitieren. Zu viele, um Sie hier aufzuzählen. Unterschätzen Sie dabei nicht, welchen Beitrag eine professionelle IT-Budgetplanung zur Akzeptanz Ihrer IT-Abteilung im gesamten Unternehmen leistet. 

Die IT hat heute oftmals die Herausforderung, dass sie im eigenen Unternehmen nur dann in Erscheinung tritt, wenn es Probleme gibt. Das kann das Gemüt einer ganzen IT-Abteilung sehr belasten. 

Im Planungsprozess Ihrer IT-Budgetplanung haben Sie jedoch die Chance, eine ganz andere Akzeptanz für Ihre Themen zu schaffen gerade auch bei anderen Führungskräften des Unternehmens. 

Denn nur in der Auseinandersetzung mit Ihren Anforderungen und Projekten wird sichtbar, dass IT heute Planbarkeit braucht und viel mehr ist als die klassische „interne Feuerwehr“ des Unternehmens, wenn es technisch mal wieder brennt.

• August/September ist der optimale Startpunkt für Ihre IT-Budgetplanung.
• Berücksichtigen Sie in Ihrer Planung laufende Kosten, Ersatzinvestitionen, veränderte Anforderungen & Projekte sowie einen Puffer.
• Planen Sie zwischen August bis Dezember rund zwei bis drei Tage ein, an denen Sie sich intensive mit der IT-Budgetplanung auseinandersetzen.
• Je besser Sie über das ganze Jahr hinweg vorgearbeitet haben und je höher der Reifegrad Ihrer gesamten Organisation und Ihrer IT-Infrastruktur ist desto Schneller kommen Sie zu verlässlichen Planzahlen.
• Arbeiten Sie mit einer einheitlichen, professionellen Vorlage.
• Unterschätzen Sie nicht, wie positiv der Einfluss einer professionellen IT-Budgetplanung hinsichtlich der Akzeptanz der IT im ganzen Unternehmen ist.