Viele IT-Verantwortliche schrecken unnötig davor zurück, diese wichtige Planungsgrundlage zu liefern. Dabei dauert eine valide Planung deutlich kürzer als viele vermuten. Wer über das ganze Jahr hinweg gute Vorarbeit geleistet hat, sowie über eine geeignete Vorlage für die IT-Budgetplanung verfügt, ist schnell in der Lage exakte Planungsgrundlagen zu erarbeiten. Dabei kommt es für Sie im Wesentlichen darauf an, vier zentrale Elemente der IT-Budgetplanung zu berücksichtigen:
Laufende Kosten:
Im ersten Schritt müssen Sie alle laufenden Verträge berücksichtigen. Angefangen von Managed Services über Handyverträge bis hin zu laufenden Versicherungskosten. Hinzu kommen laufende Kosten für Software-Lizenzen oder Abonnements sowie Kosten für Garantie- oder Supportverlängerungen und Wartungskosten.
Gerade Positionen wie die Hardware-Wartungskosten sollten Sie dabei nicht leichtfertig außen vorlassen. Diese sind ein zentraler Faktor Ihrer Betriebsstabilität. Zusätzlich sollten Sie IT relevante Kosten berücksichtigen, die üblicherweise vielleicht in andere Budgetplanungen mit einfließen: Darunter etwa Mitarbeiterschulungen. Wichtig ist hier vor allem, dass Sie diese in der Gesamtbetrachtung nicht vergessen.
Ersatzinvestitionen:
Basiert die aktuelle Infrastruktur auf veralteter Technik, die das Ende des Produktlebenszyklus erreicht hat? Das ist die zentrale Frage im Hinblick auf mögliche Ersatzinvestitionen. Wichtig ist, dass Sie sich in jedem Fall jetzt schon notieren, wann die Technik ausgetauscht werden muss. Selbst dann, wenn sie noch weiter genutzt werden kann.
Bedenken Sie dabei, dass Ersatzinvestitionen grundsätzlich nie losgelöst von veränderten Anforderungen bewertet werden können. Denn: Veränderte Anforderungen können frühzeitige Investitionen bedeuten und deren Höhe signifikant mitbestimmen.
Veränderte Anforderungen und Projekte:
Egal ob von innerhalb oder außerhalb der Organisation. Als IT-Verantwortlicher werden Sie regelmäßig mit neuen Anforderungen konfrontiert. Das kann von gestiegenen Mitarbeiterzahlen über die Einführung einer neuen Software bis hin zu externen Anforderungen von Versicherern, Kunden oder Normen reichen. Darunter fallen auch KRITIS- oder ISO-Vorgaben.
Darüber hinaus ergeben Sie aus veränderten Anforderungen oder technologischen Innovationen immer wieder neue Projekte. Diese gilt es zu berücksichtigen. All das steht immer in einer engen Wechselwirkung zu den Planungen Ihrer Ersatzinvestitionen.
Puffer:
Zuletzt sollten Sie immer einen Puffer einplanen. Vor allem, wenn die Budgets in Ihrem Unternehmen sehr streng geplant werden. Denn nur so können Sie sich ausreichend „Spielraum“ schaffen, um auf alles, was unvorhersehbar ist, reagieren zu können.
Ob Corona, Krieg, Sicherheitslücken oder gezielte Angriffe: Beispiele gab es dafür zuletzt genug. Dabei gilt es zu bedenken: Wenn wirklich Gefahr droht, zählt für Sie und Ihr Unternehmen jede Sekunde. Fehlender Puffer bedeutet dann unnötige Zeit für Angebote, Verhandlungen, Aufträge und Terminierungsprozesse.