Verstöße aufklären mit Hilfe eines Hinweisgebersystem 

Die connecT Systemhaus AG duldet keine Verstöße gegen den Verhaltenskodex und die darin erwähnten Gesetzen sowie Unternehmensrichtlinien. Insbesondere ist davon jedes unerlaubte Verhalten im Bereich des Datenschutzes, der Korruptionsprävention oder des Kartellrechts erfasst. Anwendung findet der Verhaltenskodex auf alle Mitarbeiter. Darüber hinaus haben Lieferanten die Möglichkeit Meldungen über Gesetzesverstöße abzugeben.  

Die connecT Systemhaus AG wird allen Hinweisen auf potentielle und bereits vorgefallene Verletzungen von Vorschriften nachgehen, versuchen den Verstoß aufzuklären und daraufhin Folgemaßnahmen ergreifen, um Verstöße dieser Art für die Zukunft auszuschließen. Dies alles geschieht entsprechend der Vorschriften des Datenschutzes, des Arbeitsrechts und der geltenden Mitbestimmungsgesetze. 

Was ist ein Verstoß?

Ein Verstoß ist insbesondere jedes Verhalten, dass unserem Verhaltenskodex, den jeweils geltenden Gesetzen oder den Unternehmensrichtlinien zu wider läuft und vorsätzlich oder fahrlässig während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit für die Unternehmen herbeigeführt wird.

Mögliche Gesetzesverstöße sind:

• Datenschutzverstöße, z. B. Videoüberwachung von Mitarbeitern 
• Arbeitssicherheitsverstöße, z. B. fehlende Unterweisungen oder Schutzmaßnahmen 
• Sexuelle Belästigung oder unangemessene Annäherung an Personen
• Bestechung, z. B. Übergabe oder Annahme von Geschenken oder Geld während Vertragsverhandlungen
• Umweltverstöße, z. B. Abladen von Abfällen im Wald oder Ableiten von Chemikalien in Gewässer
• Steuerverstöße und Finanzbetrug

Wie können Sie Hinweise abgeben?

Wenn Sie Kenntnis über begründete Verdachtsmomente erhalten, die auf eine Verletzung von Vorschriften hinweisen, haben Sie verschiedenen Möglichkeiten diese zu melden. 

Zunächst ermutigen wir alle Hinweisgeber sich dem jeweiligen Vorgesetzten im Unternehmen anzuvertrauen. Daneben steht Ihnen auch unser externer Partner für das Hinweisgebersystem mit einem vertraulichen Verfahren zur Verfügung, um auf mögliche schwerwiegende Vorfälle hinzuweisen. Bei der Übermittlung und der Bearbeitung des Hinweises wird der Datenschutz gewährleistet. Dokuworks ist dafür verantwortlich, dass bei allen Informationen, die an die verantwortliche Person im Unternehmen weitergeleitet werden, die Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. 

Kontaktdaten
Externer Partner

dokuworks GmbH
Birlenbacher Straße 20
57078 Siegen 

Hinweisgeber-E-Mail: Hinweisgeber-connect@doku.works
Telefonnummer: 0271/77237-60

Postanschrift: dokuworks GmbH, Birlenbacher Straße 20, 57078 Siegen

Wie sollten Hinweise aussehen?

Für eine gute Bearbeitung des Hinweises, müssen bestimmte Informationen zu Erfassung des Sachverhalts in der Meldung an das Hinweisgebersystem enthalten sein. Dazu zählt bei welchem Unternehmen sich der Vorfall ereignet hat, wer des Verstoßes beschuldigt wird, was die Person getan hat, wann der Vorfall sich ereignet hat, wie dies konkret geschehen ist und wo das Ganze passiert ist.

Im Nachhinein sollten Sie bestenfalls für weitere Fragen zu Verfügung stehen, damit der Sachverhalt vollständig erfasst werden kann. 

Durch die Meldung eines Hinweises entstehen dem Hinweisgeber weder Kosten noch erleidet er arbeitsrechtliche Sanktionen oder anderweitige Konsequenzen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass bei klar erkenntlicher und vorsätzlicher Rufschädigung des Unternehmens und/oder einzelner Personen, die Anonymisierung der Daten aufgehoben werden kann, um dies zur Anzeige zur bringen. 

Wie ist der Verfahrensablauf?

Nachdem Sie Ihre Meldung über unser Hinweisgebersystem abgegeben haben, werden wir Ihnen innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung übersenden. Im Folgenden wird die Prüfung des Sachverhalts vorgenommen. Ggfs. ist es dazu erforderlich weitere Fragen mit Ihnen zu klären, um den Fall vollständig zu erfassen. Unser Ziel ist die erfolgreiche Aufklärung des Vorfalls. Dazu kann es unter anderem notwendig sein Mitarbeiter zu befragen und Dokumente oder E-Mails zu sichten. Wenn der Fall aufgeklärt wurde, können Maßnahmen eingeleitet werden, sodass ähnliche Vorfälle nicht wieder auftreten. Sie als Hinweisgeber erhalten dann eine Rückmeldung zum Verfahren bzw. spätestens drei Monate nach Eingang Ihrer Meldung.