Microsoft Teams: viel mehr als nur Video und Chat

Der März 2020 wird in vielen Firmen in die Geschichtsbücher eingegangen sein. Nicht nur, weil durch die Corona-Pandemie von heute auf morgen ein Lockdown eingeführt wurde. Sondern auch, weil durch diesen Lockdown Arbeitgeber ihren Mitarbeitern plötzlich eine Homeoffice-Möglichkeit bieten mussten.

Diese Möglichkeit war bis dato in vielen deutschen Firmen nicht vorgesehen. Microsoft hat auf diese Entwicklung reagiert und seine Anwendung Teams kostenlos für Firmen im Microsoft Store zur Verfügung gestellt, damit die wiederum schnell einen Arbeitsbereich hatten. So können diese sowohl im Homeoffice als auch vor Ort zusammenarbeiten zu können.

Doch da liegt auch das Risiko. Aufgrund der Kurzfristigkeit wurde Teams häufig „mal eben“ eingeführt und seither nur für Video-Calls benutzt. Jetzt, wo auch das Arbeiten vor Ort wieder möglich ist, wird Teams immer noch benutzt. Oftmals werden aber die Potentiale die Teams bietet gar nicht ausgeschöpft.

Denn Microsoft Teams ist eine weitumfassende Kollaborationsplattform. Damit können Sie die komplette Kommunikation und fast alle anderen Prozesse Ihres Unternehmens lenken.

Im Folgenden haben wir die für uns sinnvollen Funktionen von Microsoft Teams auf

Entscheidende Vorteile von Microsoft Teams:

1. Microsoft Teams Telefonie

Skype hatte es vorgemacht, die Microsoft Teams Telefonie geht noch ein ganzes Stück weiter. Sie können Ihre Telefonate direkt am PC oder Notebook erledigen – bis hin zur Videokonferenz über Teams. Abhängig von der gebuchten Variante sind bis zu 300 oder bis zu 1.000 Teilnehmer möglich. Sinnvoller Zusatz: Sie können eine Sitzungszusammenfassung der Videokonferenz bei Teams anlegen, um andere Personen an den Ergebnissen teilhaben zu lassen.

1.1 Besonderheit zur Videokonferenz über Teams

Seit Ende 2020 stehen Ihnen für die Videokonferenz über Teams auch „Breakout Rooms“ zur Verfügung. Diese kleinen Räume können innerhalb eines größeren Meetings zum Beispiel für Gruppenarbeiten eingesetzt werden. Referenten haben dann Zugriff auf die einzelnen Räume, können gleichzeitig an alle Posts absetzen oder die „Breakout Rooms“ auch schließen, um alle Teilnehmer wieder ins Meeting zurückzuholen.

2. Microsoft Teams Chat

Die Chatfunktion ist generell integriert. Auch hier überzeugt die durchdachte Möglichkeit, Kategorien oder Gruppen zu strukturieren – das schafft Übersichtlichkeit. In der Basic-Variante beläuft sich die maximale Anzahl der Chat-Teilnehmer auf 300.

3. Microsoft Teams Kollaboration

Sämtliche Apps von Microsoft 365 sind naturgemäß integriert, was einige erhebliche Vorteile mit sich bringt. Laden Sie einfach ein Office-Dokument hoch und arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Team-Kollegen daran – natürlich in Echtzeit. Alle Fortschritte werden abgespeichert und stehen auch als Versionsverlauf zur Verfügung. 

Damit sparen Sie sich das aufwendige Hin- und Herschicken – und eine Menge Ärger, wenn Bearbeitungen sich überschneiden. Nutzen Sie eine kostenpflichtige Variante von Microsoft Teams, haben Sie auch auf die Desktop-Version der Office Suite Zugriff – ansonsten nur online.

 3.1  Microsoft Teams in Outlook integrieren

Im folgenden finden Sie noch einen Hinweis. Sie können Teams in Outlook integrieren, um beispielsweise die nächste Konferenz direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus zu planen. Einfach zur Kalenderansicht wechseln, die Kontakte hinzufügen und diese automatisch über das angesetzte Meeting informieren lassen.

3.2  Weitere Business-Apps integrierbar

Mehr als 250 weitere Business-Apps, wie zum Beispiel Evernote, lassen sich in die Microsoft Teams einbinden. Das heißt im Umkehrschluss, dass Sie gemeinsam mit anderen Teilnehmern die Projektplanung erstellen oder Notizen festhalten können. Der Umfang der integrierbaren Business-Apps hängt wiederum vom Tarif ab, den Sie für die Nutzung von Microsoft Teams gewählt haben.

Als Systemhaus können wir Ihnen aber aus eigener Erfahrung bestätigen: Hier schlummert ein riesiges Potenzial, das Sie sinnvoll für Ihr Unternehmen ausschöpfen können. Haben Sie dazu Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Rufen Sie uns einfach an!